Le texte relatif au RGPD ou Règlement Général sur la Protection de Données a été promulgué dans le Journal Officiel en 2016, mais c’est seulement en mai 2018 qu’il est entré en application.
Ces nouvelles obligations relatives à la protection des données personnelles permettent aux 28 États membres de l’Union Européenne d’appliquer la même loi.
Mais bien évidemment, cette mise en conformité a engendré des coûts, et pas des moindres, au niveau des entreprises.
Que veut dire exactement données personnelles et pourquoi faut-il les protéger ?
Une donnée à caractère personnel est une information qui concerne une personne physique. Il peut s’agir d’un nom, des photos privées, d’une adresse IP, d’une empreinte digitale ou d’un enregistrement vocal.
D’autre part, les données dites sensibles sont les données qui relatent, directement ou indirectement : les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses.
Ces données peuvent être laissées par l’internaute lui-même, à son insu ou par imprudence, pendant sa navigation. Elles peuvent aussi lui être demandées par certains sites. Ces informations peuvent être exploitées par des tiers dans le but de pirater des comptes bancaires, d’usurper une identité, commettre des actes malveillants et bien d’autres types de violation de données à l’encontre de la cybersécurité.
Combien coûte un logiciel RGPD pour protéger les données ?
D’abord, une mise en garde s’impose. Faites attention aux logiciels gratuits facilement téléchargeables sur la toile. Souvent, dans les formulaires à imprimer, beaucoup de champs d’informations manquent et rendent ces logiciels inexploitables pour les structures plus importantes.
Ceci confirmerait-il le vieil adage sur la toile qui dit « quand c’est gratuit, c’est que c’est vous le produit » ?
Misez sur la pérennité pour la sécurité des données collectées, et investissez sur le long terme en choisissant des logiciels payants mais plus performants et souvent fournis avec un accompagnement. Un logiciel qui prend en charge automatiquement les registres des traitements ainsi que le respect de la vie privée du personnel et des clients. Il peut également fournir un état faisant office de tableaux de bord qui alertera le responsable du traitement des données en cas de non-conformité. Et en même temps, un logiciel qui permet de prouver la conformité de l’entreprise au CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés), lors des audits. Le CNIL est l’autorité de contrôle de la mise en conformité des entreprises. Il effectue au sein de l’entreprise un suivi régulier et systématique des collectes de données de cette dernière.
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Nous vous conseillons de vous faire accompagner par un spécialiste ou de faire appel à un cabinet sous-traitant lors de vos démarches de mise en conformité. Certains points sont complexes et requièrent les compétences d’un juriste ou peuvent même demander un certain niveau de technicité. Cette démarche vous permet de gagner du temps, car il ne faut pas non plus négliger le fait que pendant vos travaux de mise en conformité RGPD, vous ne vous investissez plus à 100% dans vos activités de base.
Pensez dès lors à inclure dans votre budget la formation des collaborateurs afin qu’ils disposent des compétences nécessaires pour manipuler le logiciel, le coût de la sensibilisation de vos salariés, la nomination d’un DPO ainsi que sa formation (Data Protection Officer).
Pour vous donner un ordre d’idée, une étude a révélé que 27% des personnes qui ont investi dans la mise en conformité RGPD ont dépensé entre 50 000 et 150 000 euros. Mais ils affirment que c’était un bon investissement. En effet, ils ont beaucoup gagné dans la confiance de leurs clients en leur garantissant une sécurisation optimale de leurs données.